e-Gov電子申請にかかるQ&A

電子申請した手続きであっても、引き続きCD-Rなどの電子媒体や様式用紙等で提出することは可能です。
ただし、電子媒体については順次電子申請に切り替えていく予定です。時期等が決まり次第、広報誌等でお知らせします。

e-Gov電子申請には、大きく分けて、直接入力方式とCSVファイル添付方式の2種類の申請方法があります。

直接入力方式とは、次の2つの方法です。

• 単記式：加入者1名分の届出内容を画面に入力して申請する方法
• 連記式：加入者複数名分の届出内容を画面に入力して申請する方法

CSVファイル添付方式とは、次の方法です。

• 私学共済ポータルに掲載するe-Gov用CSVファイル作成プログラム等を利用し作成した届書データ（CSVファイル）により複数名分を一括で申請する方法

（注釈1）所属学校等変更報告書や資格喪失報告書など、様式用紙（紙）で複数名を記入できる報告書は、連記式又はCSVファイル添付方式が選べます。連記式であっても紙と同様、1名分から報告できます。
（注釈2）現行のCD-Rなどによる電子媒体での申請が可能な届出は、CSVファイル添付方式での申請が可能です。

そのまま使用することはできません。
CD-Rなどの電子媒体で申請する際のCSVファイルには加入者等記号・番号の枝番の項目はありませんが、電子申請のCSVファイルは、加入者等記号・番号の枝番の項目があります。
また、「資格取得報告書」には、「資格確認書発行要否欄」が追加されています。
したがって、現行の電子媒体での届け出で使用しているレイアウトで電子申請した場合はエラーになります。電子申請を利用する場合はレイアウトの変更が必要となりますので注意してください。
私学共済ポータル内に学校法人等が作成したCSVを学校法人等が自らチェックする機能やCSV作成ツールを掲載しますので、利用してください。

（注釈）CSVファイル添付方式とは、e-Gov用CSVファイル作成プログラム等を利用し作成した届書データ（CSVファイル）により複数名分を一括で申請する方法です。

CSVファイル添付方式で複数名分を一度に申請した場合、確認通知書（加入者用）のPDFは、複数名分が1つのファイルにまとまることになりますので、加入者に配付する際は学校法人等がファイル分割又は印刷する必要があります。
受け取り方法を選択する際は、申請する件数等を踏まえ、電子・紙のどちらで受け取った方がよいか検討し選択してください。

【注意】

• 選択後は遡っての受け取り方法変更ができません。
• 電子（PDF）での受け取りを選択した場合、紙での再交付はできません。

e-Gov電子申請では、「髙（はしごだか）」などの外字は使用できません。電子申請時に入力に使用できる漢字は、JIS第一及び第二水準の文字のみのため、外字が入力されているとエラーになります。外字を用いて申請する場合は、様式用紙（紙）で申請してください。
また、氏名に外字を登録することで、医療機関等においてオンライン資格確認を行なう際に表示されず、資格情報を確認できない場合があります。資格取得報告書等に氏名等を記入する際は、JIS第一・第二水準の文字を使用するよう、ご協力をお願いします。
なお、文字によっては様式用紙でも登録できない場合がありますので、ご容赦ください。

電子での受け取りを希望した場合でも、資格確認書や資格情報のお知らせなど電子送付に対応していない書類は、別途紙で送付します。資格確認書は、確認通知書が電子送付された日から約4日後に郵送します。
また、確認通知書等を電子送付する際の電子送付状に、電子送付する通知と紙で郵送される通知がわかるように表示します。
なお、電子送付対象の書類は、電子申請できる手続きと併せてお知らせする予定です。

手続き方法を揃える必要はありません。学校法人等が行ないやすい方法で手続きしてください。

原則として添付書類のみの別途郵送は、お控えください。控えていただきたい理由は添付書類不足（不備）と判断し申請を返戻する可能性があり、再度申請等を行なう手間（事務負担）が増える可能性があるためです。
郵送での添付書類の提出を希望する場合は、従来どおり「被扶養者認定申請書」と添付書類をまとめて郵送してください。

現行のCD-Rなどでの電子媒体での報告と同様、CSVファイル添付方式では、短時間労働加入者の資格取得報告はできません。単記式での報告、又は様式用紙「資格取得報告書（短時間労働加入者用）」での報告を行なってください。

（注釈）通常加入者とは、1週間の所定労働時間及び1ヶ月の所定労働日数が、当該学校法人等に勤務する通常の教職員（常時勤務する人）の4分の3以上あること。なお、4分の3未満であり、短時間労働加入者の要件を満たす人は、短時間労働加入者として資格取得報告を行なってください。