1．届け出を行なうための手続きについて

1-1　概要

私学事業団への届け出手続きの利便性の向上を図るため、電子媒体を作成するためのプログラム及び学校法人等が作成した電子媒体の内容をチェックするためのプログラム（以下、「電子媒体作成機能」）をホームページ上に掲載しています。

「電子媒体作成機能」を使用して電子媒体を作成する場合、事前に特別な手続きは必要ありません。ただし、「賞与等支給報告書」と「標準報酬基礎届」について、電子媒体で報告した場合は、それ以後電子媒体届出校として取り扱い、変更がない限り私学事業団からは加入者氏名等を印字した従来の報告書を送付しませんので、ご注意ください。なお、電子媒体による報告を取り止める場合は、必ず文書により業務部資格課へ事前に申し出をしてください。

対象となる届出用紙

1. 資格取得報告書
   ・提出期限：資格取得日から10日以内
   ・提出先及び問い合わせ先：業務部資格課資格第一係
2. 標準報酬月額改定届書
   ・提出期限：改定月（報酬に増減があった月から4ケ月目）の10日以内
   ・提出先及び問い合わせ先：業務部資格課資格第二係
3. 賞与等支給報告書
   ・提出期限：賞与等支給日から5日以内
   ・提出先及び問い合わせ先：業務部資格課資格第二係
4. 標準報酬基礎届書
   ・提出期限：実施年度の6月10日～7月10日
   ・提出先及び問い合わせ先：業務部資格課資格第二係

提出上の注意

• 作成した電子媒体には必ずラベルを貼付し、電子媒体作成機能を利用して印刷した送付状を添付して提出してください。送付状には、学校法人等代表者印を押印する欄がありますが、押印は不要です。
• マイナンバーを入力した資格取得報告書の電子媒体の作成にあたっては、誤送付等による情報漏えいを防止するために、必ず電子媒体暗号化ツールを使用して暗号化を行なってください。
• 提出にあたっては電子媒体の破損等の事故を防止するために、ケースに入れるか厚紙等で保護してください。また、作成したデータは保管するようにしてください。
• マイナンバーを入力した資格取得報告書の電子媒体を提出する場合は、誤送付等による情報漏えいを防止するために、配達の記録が残る方法（簡易書留等）の利用を推奨します。

1-2　電子媒体による届け出導入のメリット

• 初期作業で加入者情報の登録を行なえば、対象書類の届け出の作成が容易に行なえます。
• 学校法人等に設置しているパソコンでデータを保存・管理できるので、届け出内容の確認が容易に行なえます。
• 仕様書及びプログラムを私学共済ホームページから取得することによって届け出の作成が容易に行なえます。
• 事前に作成した届け出等を学校法人等でチェックすることが可能であり、提出時のエラーが発生しないなど学校法人等の利便性の向上を図ることができます。また、電子媒体作成機能によりチェックした場合は、私学事業団の事前承認が必要ありません。

1-3　電子媒体による届け出の手順

（1）「電子媒体作成機能」を使用する場合

1. インターネットから2-3.「電子媒体作成機能」操作説明書と3-3.「電子媒体作成機能」のプログラムをダウンロードします。
2. 初期作業として、学校情報、加入者情報をＰＣへ入力します。
3. 資格取得報告書、標準報酬月額改定届書、賞与等支給報告書、標準報酬基礎届書の届出内容をＰＣへ入力します。
4. 電子媒体を作成すると同時に送付状を作成します。
5. 作成した提出用電子媒体にラベルを貼り、送付状とともに私学事業団へ提出します。

（2）学校法人等で電子媒体を独自に作成する場合

1. インターネットから4-2.「電子媒体による報告要領」をダウンロードします。
2. 「電子媒体による報告要領」を基に各学校法人等で提出用電子媒体を作成します。
3. インターネットから2-3.「電子媒体作成機能」操作説明書と3-3.「電子媒体作成機能」のプログラムをダウンロードします。
4. 作成した電子媒体のチェックを行うと同時に送付状を作成します。
5. 作成した提出用電子媒体にラベルを貼り、送付状とともに私学事業団へ提出します。

（3）提出する電子媒体の暗号化

1. インターネットから5-2「電子媒体暗号化ツール」操作説明書と6-3「電子媒体暗号化ツール」のプログラムをダウンロードします。
2. (1)又は(2)の方法で作成した電子媒体を、暗号化してください。